مهارات يجب عليك اكتسابها: إدارة الوقت وترتيب الأولويات

تمّت كتابة هذا المقال بواسطة عشتار علي الرصيص من سوريا

العائلة والعمل، الهوايات والأصدقاء، نرغب في تخصيص الوقت لكلّ منها، لكن...هناك عائق دائمٌ يمنعنا من الموازنة، وهو كيفية ترتيب هذه الرغبات أو المهام وكيفية تنظيم الوقت للقيام بها.

الحلّ لهذه المشكلة يكمن في ترتيب الأولويات، وإدراك أهمية إدارة الوقت، بل واتباع الأساليب المناسبة في تنظيمه، والتركيز على رفع الإنتاجية... جميعها مهارات تحتاج إلى اكتسابها وتطبيقها كي تشعر بالرضا عن يومك وتحسّ بالراحة والسعادة فتنطلق في درب الإنجاز وتحقيق الأهداف.

في مقال اليوم سنضع بين يديك نصائح لتطوير هذه المهارات الثلاثة، سنتطرّق للحديث عن أساليب ترتيب الأولويات، الخطوات والتطبيقات التي تساعدك في رفع إنتاجيتك، وأخيرًا كيفية إدارة وقتك.

دورات مجانية اون لاين في مجال تطوير الذات  سجل الآن في دورات تطوير الذات اون لاين

أولا: أساليب ترتيب الأولويات

1- مصفوفة إدارة الوقت

وأشهرها مصفوفة إدارة الوقت، التي وصف الكاتب ستيفن كوفي تسميّتها بالخاطئة قائلاً: "هذه التسمية ليست صحيحة لأن التحدي ليس في إدارة الوقت بل في إدارة أنفسنا."

أيًّا كانت التسمية التي تختارها لهذه المصفوفة، "مصفوفة إدارة الوقت" أو "مصفوفة إدارة الذات" فهي ستساعدك حتمًا في ترتيب أولوياتك وبالتالي تحقيق نوعية حياة أفضل. لنلقي نظرة على هذه المصفوفة:
كما تلاحظ، تضمّ المصفوفة أربع خانات مهمّة كالتالي:

الخانة رقم 1: مهم وعاجل

تحتوي على الأمور المهمة والعاجلة، وفيها جميع الأحداث، الظروف، المهامّ التي تتطلّب عناية فورية وحلاّ عاجلاً، من الجدير بالذكر أنّ بعض الأمور في هذه الخانة قد لا تكون ذات تأثير يُذكر على مستقبلك. فأنت هنا مقيّد فقط بمواعيد نهائية ويتعيّن عليك إتمام المهامّ قبل الموعد النهائي وحسب.

من الأمثلة على المهام أو الظروف في المهمّة والعاجلة: اجتماع عاجل في كليّتك، اتصال هاتفي من مدرّسك في الجامعة، اختبار عليك تقديمه أو عمل يجب تسليمه خلال فترة محدّدة لمديرك.

الخانة رقم 2: مهم وغير عاجل

وهي تضمّ الأمور المهمّة غير العاجلة. إنّها في الواقع الخانة الأهمّ في كلّ المصفوفة، حيث تندرج تحتها جميع الأمور المصيرية في حياتك مثل: بناء علاقاتك، التخطيط لمستقبلك الوظيفي أو الأكاديمي، التدرب واكتساب مهارات جديدة...الخ.

كما ترى جميعها أمور جوهرية ولكنها غير عاجلة، أيّ لا يجب إتمامها بحلول وقت معيّن...مع ذلك فإن التأخر في القيام بها سيكلّفك الكثير وقد يؤدي إلى فشلك في مختلف جوانب حياتك.

من الامثلة على الأمور المهمّة وغير العاجلة: تطوير مهاراتك في اللغة الإنجليزية، تحديث وتطوير سيرتك الذاتية، السعي للاستثمار وتأمين مصدر دخل ثابت بعد التقاعد.

اقرأ أيضًا: كيف ترتب أولوياتك بذكاء؟

الخانة رقم 3: غير مهم وعاجل

نصادف في كثير من الأحيان ظروفًا، مشكلات أو مهامّ تكون عاجلة، ولكن أثرها على المدى البعيد يكاد لا يُذكر ممّا يجعلها ذات غير أهميّة. 

مثل هذه الأمور تندرج ضمن الخانة الثالثة في مصفوفة إدارة الوقت، لكن الكثير من الناس يتعاملون معها على أنّها مهمّة للغاية فيعطونها وقتًا أكبر ممّا تحتاجه ويضيّعون بذلك الكثير من وقتهم فيما لا ينفع.

مثال: تخصيص ساعات طويلة لإصلاح تفاصيل صغيرة جدًا في تقرير أو عرض تقديمي يتعيّن عليك تسليمه في عملك، علمًا أن غياب هذه التفاصيل لن يؤثر على جودة العرض أو فعاليته.

اقرأ أيضًا: الكايزن| تعرف على مهارات التطوير المستمر وكيفية اكتسابها

الخانة رقم 4: غير مهم وغير عاجل

وهي كما يعبّر عنها الاسم، جميع الأعمال والظروف والأمور غير العاجلة وغير المهمّة. قد تفكّر، ما هذه الأمور؟ 

حسنًا، إنّ محيطك يؤثر عليك بشكل كبير، وكلّ ما يقيدك ويقلّل من إنجازاتك هو غير عاجل وغير مهم. يندرج هنا أيضًا الزملاء والأصدقاء الذين لا يمتلكون أهدافًا محددة أو خططًا مستقبلية، إشعارات الهاتف، تضييع الوقت على السوشيال ميديا والكثير غيرها.

بعد أن تعرّفت على الخانات الأربع لمصفوفة إدارة الوقت، حان الوقت لتعبئتها،أعِد حساباتك، فكّر في المكان الصحيح الذي يجب أن تضع فيه كلّ مهمّة أو واجب مترتب عليك، ورتّب أولوياتك بناءً على أهمية هذا الأمر ودرجة استعجاله.

اقرأ أيضًا: كيف تحافظ على تركيزك وتتخلص من الملهيات؟

2- منهج وارن بافيت

وران بافيت هو رجل أعمال ومستثمر في بورصة نيويورك، ويعد من أكثر المستثمرين نجاحًا. 

وضع وارن منهجًا خاصًّا به للنجاح عُرف باسمه "منهج وارن بافيت"، حيث ينطوي على الخطوات التالية:

• ضع خمسة وعشرين هدفًا تريد تحقيقها على مدار الأسبوع/ الشهر/ السنة أو في حياتك على المدى البعيد.
• بعد ذلك قم باختيار خمسة من هذه الأهداف ذات الأولوية لديك ودوّنها.
• أصبح لديك الآن قائمتان الأولى تحوي الأهداف الخمسة التي قمت باختيارها حسب أهميتها، والثانية تحوي العشرين هدفًا المتبقية.

حسب منهج وارن بافيت، ابدأ بالأهداف الخمسة وركز على إنهاءها بشكل كامل، ليس المهم القيام بعدد كبير من المهام أو تحقيق أهداف كثيرة، بل المهمّ هو التركيز على المهام التي تحسّن من مستقبلك وتجنّبك  المشاكل المحتملة.

ثانيا: أهم العناصر لمساعدتك في رفع الإنتاجية

• إدارة التركيز: ابدأ يومك بقائمة مهام واضحة، وابتعد عن المشتتات مثل: مواقع التواصل الاجتماعي، المقاطعات، والمكالمات الطويلة.
• إدارة المهام: رتب أولوياتك، وهذا قمنا بذكره في بداية المقال. ويمكنك استخدام اسلوب باريتو الذي يعتمد مبدأ "20% من العمل ليعطي 80% من النتائج."
• إدارة التواصل: يجب أن تتعلم قول لا، فالتواصل الفعال مع الآخرين يعني أن تدرك وتعرف الوقت الملائم لخوض الاجتماعات، والرد على الهاتف، اللقاءات الشخصية، والاعتذار بطريقة لبقة. تعلّم الحد من المشتتات لتحقيق الإنتاجية.
• إدارة البيئة: البيئة التي تعمل فيها لها تأثير كبير على إنتاجيتك، حافظ على ترتيب بيئتك مثلا: المكتب، اللابتوب أو المنزل، وفر في بيئتك الأدوات التي تحتاجها فقط، وتذكر لكل جهد منظم عائد مضاعف.
• إدارة التعليم: نقص المعرفة يضعف الإنتاجية، تعلم بشكل دائم عن عملك وكيفية التخطيط له وكيف تنظم وقتك.

اقرأ أيضًا: كل ما تحتاج معرفته عن وضع الأهداف Goal Setting

تطبيقات تساعدك في زيادة الإنتاجية 

1- Microsoft To Do

يساعد هذا التطبيق في تنظيم المهام الخاصة بك، مع وجود خاصية التنبيه، يمكنك التخطيط لليوم أو الأسبوع أو الشهر، وهو مجاني بالكامل ويمكنك المزامنة بين جهاز الموبايل وجهاز الكومبيوتر.

2- تقنية البومودورو Pomodoro Technique

أسلوب يعتمد على تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة، مدّة كل جزء عبارة 25 دقيقة، وبين كلّ جزءٍ والآخر هناك استراحة 5 دقائق، وبعد ساعتين تأخذ استراحة نصف ساعة إلى أربعين دقيقة. يساعدك هذا الأسلوب على التركيز بشكل أكبر وخاصة في المهام الكبيرة التي تحتاج وقتًا وتركيزًا كبيرين.

يمكنك الاستعانة بتطبيق Ticktick الذي يدعم هذه التقنية.

ثالثا: نصائح لإدارة الوقت بشكل فعال

• نحن نملك كامل الوقت، بمعنى آخر، نحن من نتحكم بوقتنا. لذا عندما تقوم بعملٍ ما تأكد من أنك تريد القيام به.
• "لا"!...لنتعلم أن نقول لا للأشياء والأعمال التي لا نرغب في القيام بها. سأقترح عليك اسم كتاب جميل: "HELL YEAH OR NO". سيساعدك هذا الكتاب حتمًا في التعبير عن رغباتك وآرائك.
• قائمة المهام من الأساليب العظيمة لترتيب الأولويات وإدارة الوقت، ينصح بكتابتها قبل النوم أو بعد الاستيقاظ، عندما تكون كل مهامك مرتبة أمامك فهذا يكسبك شعورًا بالإنجاز عند إنهاء كل مهمة.

اقرأ أيضًا: كيف تحقق التوازن بين العمل والحياة الشخصية

قانون باركنسون وإدارة الوقت

سأبدأ بمثال: إذا قمت بإعطاءك مهمة ولتكن كتابة مقال والمدة المحددة هي أسبوع واحد، الاحتمال الكبير هنا أنك ستقوم بإنجاز المهمة قبل يوم أو يومين من موعد التسليم هذا هو قانون باركنسون أي يتم توسيع العمل لملأ  الوقت المتاح لإكماله.

ومن الشائع للغاية وضع موعد نهائي طويل وبعيد للغاية عندما يكون العمل أو المهمّة التي أمامنا صعبة. لذا إليك بعض النصائح لتجنب الوقوع في الفخ:

• حدّد مقدار الوقت اللازم استغراقه لإنجاز العمل، واحرص أن تكون هذه المدة الزمنية واقعية، تساعدك وتضمن لك الحفاظ على جودة عالية للعمل المنجز.
• ضع موعدًا نهائيًا مزيفًا، مثلا قبل ثلاثة أيام من الموعد النهائي، وبذلك تنجز العمل دون مماطلة وتتمكن من التدقيق والمراجعة في حال أنهيت العمل قبل الوقت المحدد لك.
• إذا تمكنت من إنهاء المهمة مبكرا كافئ نفسك.

أخيراً احرص على عدم إضاعة الوقت، وتأكد من استثماره فيما هو مفيد لك ولمستقبلك، يوجد العديد من التطبيقات والكتب التي قد تساعدك في التخطيط وترتيب الأولويات، وإدارة الوقت. اسعَ دائمًا للبحث والتعلم، وقم بتجربة ما يناسبك من الأساليب السابقة لترتيب أولوياتك، ابدأ يومك بحماس واختمه بإنجازاتٍ مهمة.

ختامًا سأهديك هذا الاقتباس:

“.Climb the mountain so you can see the world, not so the world can see you”
"لا تتسلق قمم الجبال ليراك العالم،  لكن تسلّقها لكي ترى أنت العالم"
David McCullough Jr

شكراً لوقتك!
المراجع: selflearningskills

عن الكاتب:

عشتار علي الرصيص، 22 عامًا، من سوريا، حاصلة على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة تشرين وتطمح الآن إلى تطوير نفسها في مجال التسويق الإلكتروني وكتابة المحتوى.

اقرأ أيضًا: 8 نصائح تساعد الاشخاص المماطلين على ترتيب اولوياتهم

اقرأ أيضًا: 7 خطوات للتوقف عن التذمر المستمر