كيف تستعد وتهيئ نفسك ومنزلك للعمل أو الدراسة عن بعد؟

تعتبر إدارة الوقت بشكل فعّال مهارة مهمّة للغاية، وتزداد أهميتها على وجه الخصوص عند العمل أو الدراسة عن بعد. ففي هذه الحالة، ليس هناك أحد يخبرك بما يتوجّب عليك فعله. أنت مدير نفسك بكلّ ما تحمله هذه الكلمة من معنى، وما لم تتمكّن من تحمّل هذه المسؤولية، فلن تستطيع النجاح في هذا الطريق.

إن أجبرتك الظروف فجأة على العمل أو الدراسة عن بعد، فقد تجد نفسك في البداية تائهًا غير قادرٍ على تنظيم وقتك وإنجاز مهامك كما يجب. ولهذا السبب بالذات، جمعنا لكم في مقال اليوم أهمّ النصائح التي تساعدكم لإدارة وقتكم على أفضل وجه.

1- اخلق لنفسك روتينًا ثابتًا

صحيح أنّ العمل أو الدراسة عن بعد تمنحك حرية ومرونة كبيرة في اختيار ساعات عملك، غير أنّه من الضروري للغاية خلق روتين ثابت والالتزام به، لتجنّب تراكم المهام وإتمامها في الوقت المناسب. حيث يمكنك تقسيم روتينك اليومي كالتالي:

أولاً: قبل يوم من البدء بالعمل أو الدراسة

في هذه المرحلة، التزم بما يلي:

• قم بكتابة جميع مهامّك قبل ليلة من البدء بالعمل أو الدراسة عن بعد.
• رتّب هذه المهام حسب الأولوية، واحرص على إتمام العمل الأهم أوّلاً وقبل كلّ شيء.
• ضع جدول ساعات للمهام أو الواجبات التي عليك القيام بها في اليوم التالي.
• احرص على تخصيص ساعات إضافية ومرنة لإنجاز مهامّك في حال حدث أيّ طارئ.
• حدّد وجباتك لليوم التالي، حيث يُجنّبك هذا الأمر تضييع وقت عملك أو دراستك في التفكير فيما ستأكله عندما شعر بالجوع.
• اخلد إلى النوم باكرًا، واحرص على ألاّ تقلّ ساعات نومك عن 7 ساعات يوميًا.

اقرأ أيضًا: عادات قبل النوم لانطلاقة نشيطة في اليوم التالي

ثانيًا: في يوم العمل أو الدراسة عن بعد

احرص هنا على ما يلي:

• استيقظ باكرًا واحرص على إنهاء المهام والواجبات ذات الأولوية في ساعات عملك أو دراستك الأولى.
• إن كنت ممّن يحققون إنتاجية أكبر خلال ساعات المساء، فاحرص على الاستيقاظ باكرًا أيضًا وإنهاء الأعمال الثانوية أو الواجبات المنزلية الأخرى خلال هذا الوقت، أو حتى لممارسة بعض النشاطات كالرياضة مثلاً.
• تناول فطورًا صحيًا ومتكاملاً قبل البدء بالعمل.
• خصّص ساعات النهار التي تقلّ فيها إنتاجيتك للقيام بالمهام الأقل أهمية، كالتواصل مع العملاء (أو مدرّسيك إن كنت تدرس عن بعد)، أو إرسال الرسائل الإلكترونية...الخ.
• حدّد ساعة ثابتة تنهي فيها عملك أو دراستك، تمامًا كما لو أنك في مكتبك أو جامعتك. يمكنك اتباع نظام الدوام الشائع (من 9:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً) ، أو العمل بنظام المناوبات (من 10:00 صباحًا إلى 2:00 ظهرًا، ثم المواصلة من 4:00 عصرًا إلى 8:00 مساءً). اختر ساعات عملك كما تشاء، لكن احرص أن تكون ثابتة لجميع أيّام عملك.

اقرأ أيضًا: كيف تتغلب على الخوف والهلع في الأوقات الصعبة؟

ثالثًا: نصائح عامة عند تحديد روتينك اليومي

بالإضافة إلى النصائح السابقة، احرص على ما يلي:

• خذ استراحات منتظمة، لحماية نفسك من الإرهاق وزيادة إنتاجيتك.
• لا تنسى تناول وجباتك بانتظام، خصص وقتًا محدّدًا في جدول أعمالك للوجبات الرئيسية الثلاثة.
• خصّص وقتًا خلال يومك لقضائه مع العائلة والأصدقاء، أو لممارسة هواياتك. حيث يهمل الكثيرون من العاملين عن بعد أو الطلاب الذين يدرسون عن بعد هذا الأمر ويقضون أوقاتًا في الدراسة والعمل أطول بكثير من العامل أو الطالب العادي.
• خصّص لنفسك يومًا أو يومي عطلة رسمية، ولا تقضي أسبوعك بأكمله في العمل أو الدراسة.

اقرأ أيضًا: التعليم عن بعد | ما هي افضل الجامعات التي تتيح التعليم عن بعد ؟

2- قم بتهيئة مكتبك الافتراضي جيّدًا

قد تبدو لك فكرة العمل والدراسة عن بعد مغرية للغاية، وتجد نفسك ميّالاً للعمل من سريرك! فهو دافئ ومريح للغاية.

حسنًا، العمل من السرير فكرة سيّئة للغاية، حيث توضّح Sue Shellenberger، كاتبة في مجلّة والستريت، أنّ اتخاذ السرير مكانًا للعمل سيؤثر سلبًا على جودة نومك، لأن عقلك لن ينظر بعد الآن إليه كمكان للراحة والاسترخاء. وأنت في كلّ الأحوال بحاجة ماسّة للحصول على نوم جيّد كي تتمكّن من أداء عملك كما يجب.

فيما يلي مجموعة من الأفكار العملية لتجهيز مكتبك الافتراضي:

أوّلاً: المكان والمعدّات

عند اختيارك لمكان عملك أو دراستك في المنزل، احرص على ما يلي:

• اختر غرفة منعزلة، لا يوجد بها تلفزيون، ويفضّل تجنّب العمل في غرفة نومك.
• تأكّد من وجود اتصال قوي بشبكة الإنترنت في مكان عملك.
• جهّز طاولة وكرسيًا مريحًا لتجعل منه مكتبك الخاص.
• إن كنت تعيش في شقّة صغيرة ولا تستطيع تخصيص غرفة منعزلة للعمل، فما عليك سوى تجهيز زاوية في غرفتك لتجعل منها مكتبك الخاص.

ثانيًا: الألوان والنباتات

تلعب الألوان دورًا مهمّا للغاية في تحديد إنتاجيتك، فبحسب دراسة أجرتها وكالة ناسا الأمريكية، يعتبر اللونان: الأخضر والأزرق، الأنسب في بيئات العمل، نظرًا لأنهما يؤثرّان إيجابًا على مزاج الموظفين ومن ثمّ تحقيق إنتاجية أكبر. يمكنك القيام بما يلي:

• ادهن جدران الغرفة التي ستستخدمها للعمل بأحد اللونين المذكورين أعلاه.
• في حال لم تستطع تغيير لون الغرفة، يمكنك الاكتفاء بإحاطة نفسك بهذين اللونين، كالاستعانة بصور المحيط، أو المناظر الطبيعية أو استخدام ستائر خضراء أو زرقاء...الخ.
• احرص على  ألاّ يخلو مكتبك من بعض النباتات الداخلية التي تضفي حيوية على مكان عملك وتحسّن من مزاجك، وبالتالي أداءك.

ثالثًا: الإضاءة

بالنسبة للإضاءة، فعليك هنا التركيز على ما يلي:

• احرص على الاستعانة بالإضاءة الطبيعية من الخارج ما أمكنك ذلك، إذ لها دور إيجابي للغاية على أدائك.
• في حال لم تكن الإضاءة الطبيعية من الشمس كافية، استخدم مصابيح LED خلال النهار، نظرًا لأنها تمتلك تأثيرًا مشابهًا للإضاءة الطبيعية.
• إن كنت تعمل لأوقات متأخرة ليلاً، فاحرص على استخدام إنارة مناسبة، وتجنّب في هذه الحالة مصابيح الـ LED حيث أنّها قد تؤثر على جودة نومك.

اقرأ أيضًا: ما هي أفضل 10 وظائف للعمل عن بعد؟

رابعًا: زاوية للاسترخاء

إن كنت تمتلك غرفة كاملة جعلتها مكتبًا للدراسة أو العمل عن بعد، فاحرص على تخصيص زاوية منها للراحة والاسترخاء. قد تكون هذه الزاوية عبارة عن مكتبة صغيرة، أو زاوية لإعداد القهوة. ربّما كانت أريكة أو كرسيًا بجانب النافذة.

ليس عليك أن تعقّد الأمور، فقط احرص على تخصيص مكان لتستريح فيه بعيدًا عن شاشة حاسوبك لبعض الوقت، بحيث لا يكون كلّ شيء من حولك مرتبطًا بالعمل والدراسة.

اقرأ أيضًا: الفكاهة في أماكن العمل: أهميتها وفوائدها

3- تخلّص من المُلهيات

تشكّل المُلهيات تهديدّا للعاملين والطلاب عن بعد أكبر بكثير من أولئك الذين يعملون في المكاتب أو يدرسون في الجامعات. حيث قد تأتي هذه الملهيات على شكل هاتفك، وسائل التواصل الاجتماعي، الأحاديث الجانبية مع أفراد عائلتك، أو حتى حيوانك الأليف!

لا تقلق، فالنصائح التالية ستساعدك على التحكّم في هذا الأمر:

• قم بإطفاء هاتفك، أو وضعه في مكان بعيد عنك حتى لا تستمرّ في تفقّده كلّ بضع دقائق.
• وضّح لأفراد عائلتك ضرورة عدم إزعاجك أثناء العمل والدراسة، سواءً بالتحدّث المباشر إليك، أو من خلال دخول الغرفة والخروج منها بشكل مستمرّ.
• في حال لم تتمكّن من العمل في غرفة منعزلة بعيدًا عن عائلتك، قم بوضع سماعات الأذن في إشارة لأنك منغمس حاليًا في العمل وبحاجة للتركيز.
• استعن بتطبيقات حجب المواقع لتساعدك على عدم الدخول إلى مواقع التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل. ومنها تطبيق SelfControl لمستخدمي أجهزة Mac. و Website Blocker for Chrome.
• استعن ببعض المواقع أو التطبيقات التي تساعدك على التركيز مثل موقع FocusMate، حيث يتيح لك التواصل مع رفيق عمل (من أيّ مكان في العالم)، وإخباره بمهامك لليوم، ثمّ العمل معه بصمت. لن يكون هنالك أحاديث بينكما، أو أي نوع من أنواع التواصل سوى تشغيل الكاميرا الأمامية. بهذه الطريقة ستخلق ما يشبه بيئة العمل أو الدراسة الحقيقية وسوف تتمكّن من التركيز بشكل أفضل.

اقرأ أيضًا: أخلاقيات التعامل مع الإنترنت: كيف أكشف الأخبار الكاذبة وأتعامل مع الشائعات؟

4- استعن بأصوات الخلفية

يواجه العاملون عن بعد والطلاب عبر الإنترنت مشكلة كبيرة مع أصوات الخلفية، ذلك لأنهم يتواجدون في الغالب في بيئة منزلية حيوية مليئة بالأحاديث والقصص التي تشتّت انتباهك. وهنا تأتي أهمية الاستعانة بأصوات الخلفية الافتراضية. فيما يلي بعض الأفكار والاقتراحات بهذا الشأن:

أولاً: موسيقى الألعاب الإلكترونية

يتمّ اختيار موسيقى الألعاب الإلكترونية بذكاء كبير، لتساعد اللاعبين على التركيز والاندماج مع اللعبة التي يلعبونها، لذا من المنطقي للغاية أن تستفيد من هذه المقطوعات، وتجعل منها رفيقك أثناء العمل والدراسة عن بعد. ألقِ نظرة على بعض المواقع التي يمكنك العثور فيها على هذا النوع من الموسيقى:

• قناة SuperRedGames على يوتيوب.
• راديو EVE.
• راديو Rainwave.

ثانيًا: الموسيقى الكلاسيكية

حيث تعتبر الموسيقى الكلاسيكية أو نوع من أنواع الموسيقى دون كلمات، خيارًا أفضل للطلاب والعاملين عن بعد في مجالات مثل الكتابة والتحرير والترجمة. حيث تحتاج هذه الأنواع من الوظائف إلى الهدوء والتركيز. وهو ما تساعدك الموسيقى على تحقيقه.

ثالثًا: مولّدات الضوضاء

أو ما يعرف بالـ Ambient Noise Generators، وهي مجموعة من التطبيقات والمواقع التي تتيح لك الاستماع إلى أصوات ضوضاء بدرجة مناسبة تساعدك على التركيز. حيث تتيح لك العديد من الخيارات، كالاستماع لضوضاء المقهى، أو أصوات المطر، أو ما شابه ذلك. فيما يلي بعض الخيارات التي قد ترغب في تجربتها:

• قناة The Guild of Ambience على يوتيوب.
• قناة Ultimate Ambient Noise Soundzzz على يوتيوب.
• موقع defonic.

اقرأ أيضًا: الاستماع إلى الموسيقى أثناء العمل: محفز للتركيز أم مشتت للذهن؟

5- تجنّب تعدّد المهام

قد يكون تعدّد المهام أمرًا جيّدًا في الحالات العادية، لكنّه لن يخدمك أثناء الدراسة أو العمل عن بعد. بل على العكس من ذلك، سيقلّل من إنتاجيتك بشكل ملحوظ. فاحرص على القيام بمهمّة واحدة فقط في كلّ مرة وإنهائها قبل الانتقال إلى المهمّة التالية. وفي حال احتجت إلى أدوات تساعدك في ترتيب المهام، فيمكنك في هذه الحالة الاستعانة بأيّ من التطبيقات والمواقع التالية:

• موقع Trello.
• موقع SmartSheet.
• موقع Todoist.
• موقع وتطبيق Evernote.

أخيرًا، ركّز على إتمام المهام والواجبات التي اقترب موعد تسليمها، ولا تبدأ العمل على المشاريع البعيدة. بل أضفها إلى مفكّرتك لتباشر بها في الوقت المناسب.

اقرأ المزيد حول مهارات تعدد المهام وكيفية تطويرها من خلال مقالنا على تعلّم.

6- احصل على قسط كافٍ من النوم

قد يجعلك العمل والدراسة من المنزل تشعر وكأنك في عطلة طويلة، فتبدأ بالسهر ليلاً، والاستيقاظ متأخرًا في اليوم التالي. وهكذا إلى أن يقترب موعد تسليم المشروع أو الواجب الدراسي، فتدخل في مرحلة الهلع، وتسهر إلى طلوع الفجر في محاولة إتمام المهمّة في الوقت المناسب.

تجنّب الوقوع في هذا الفخّ، واحرص على النوم لساعات كافية ليلاً. أكتب مواعيد نومك الثابتة في مفكّرتك واجعلها جزءًا من جدولك اليومي، لضمان إنتاجية عالية وأداء ممتاز. ولا تتردّد في قراءة المزيد حول عملية التعلّم خلال النوم على منصّة تعلّم.

أفكار ختامية

يتيح لك العمل والدراسة عن بعد قدرًا من المرونة والحريّة التي إن لم تحسن استخدامها فقد تنقلب ضدّك وتجعل من حياتك جحيمًا لا يُطاق. تذكّر دومًا أن الوقت قد يكون صديقك المخلص أو عدوّك اللدود عند العمل أو الدراسة عن بعد، وأنت وحدك من تقرّر بناءً على طريقة إدارتك له.

يمكنك معرفة المزيد عن مهارات إدارة الوقت بشكل فعّال من خلال مقالنا على تعلّم. كما يسعكم أيضًا التسجيل في موقع فرصة لتصلّكم أحدث المقالات والنصائح حول كيفية تحقيق نتائج أفضل في مختلف مناحي حياتكم.

المصادر: northeastern، clockify، shopify.

اقرأ أيضًا: ما هي افضل 10 مواقع للعمل الحر | العمل عن بعد

اقرأ أيضًا: 10 أمور يمكنك فعلها أثناء بقائك في المنزل

اقرأ أيضًا: التعلم خلال النوم: حقيقة أم خرافة؟