دليلك الشامل لحضور المؤتمرات والمشاركة فيها

فريق فرصةآخر تحديث 26/01/2022

10 دقيقة

4.3

دليلك الشامل لحضور المؤتمرات والمشاركة فيها

قد يكون حضور المؤتمرات واحدًا من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لدعم مسيرتك المهنية. حيث سيتاح لك حينها تعلّم المزيد حول أحدث التطورات في مجال تخصصك أو حقل معرفتك، اكتساب مهارات جديدة، وبناء علاقات مهنية مهمّة.

ولا تنسى! سيكون هناك أيضًا فرصة للسفر إلى الخارج بالإضافة إلى وجبات مجانية أيضًا!

لكن العثور على فرص لحضور المؤتمرات، والمشاركة بنجاح فيها، قد يكون مُربكًا بعض الشيء، لا سيّما مع كلّ أولئك المتحدّثين وتلك الجلسات وفرص التعارف المتتابعة مع أشخاص غرباء تلتقي بهم للمرّة الأولى.

لهذا السبب، نضع بين يديك في مقال اليوم الدليل الشامل لكيفية المشاركة في المؤتمرات بمختلف أنواعها، وتحقيق أكبر فائدة من حضورك فيها.

أولا: العثور على المؤتمر المناسب

الخطوة الأولى تتمثّل في العثور على المؤتمر المناسب الذي ترغب في حضوره أو المشاركة فيه.

هنالك في الواقع عشرات، بل مئات المؤتمرات التي تُعقد سنويًا في مختلف أنحاء العالم وفي جميع المجالات وحقول المعرفة. بعض هذه المؤتمرات قد يكون مموّلاً يغطي تكاليف السفر والمشاركة أو جزءًا منها، والبعض الآخر قد لا يكون كذلك.

في هذه الحالة عليك دفع التكاليف كاملة، كما يمكنك التقديم للحصول على منحة مالية لتغطية جزءٍ من نفقات حضور هذا المؤتمر.

لا تتردّد في الاطلاع على مختلف فرص المؤتمرات المحلية والدولية المتاحة على موقع فرصة. أو التقديم للمنح المالية المتوفرة أيضًا على موقع فرصة.

ثانيا: إعداد ورقة المؤتمر

ورقة مؤتمر

لماذا تكتفي بحضور مؤتمر ما إن كان في وسعك المشاركة فيه؟ ونعني هنا، مشاركة خبراتك ومعارفك أمام الحضور؟

تفتح الكثير من المؤتمرات باب تقديم الأوراق البحثية أو أوراق عمل المؤتمر. وهي مستندات قصيرة أشبه بالرسالة البحثية المختصرة، تشارك من خلالها معارفك وخبراتك.

إن كنت متخصّصًا في مجال معيّن، وتجد في نفسك صاحب خبرة ومعرفة عميقة، لم لا تحاول تقديم ورقتك الخاصة، وتشارك بها في ذلك المؤتمر الذي تحلم بحضوره؟
لتعرف المزيد عن كيفية القيام بذلك، إقرأ مقالنا حول أهمّ النصائح لكتابة ورقة عمل المؤتمرات على تعلّم.

ثالثا: نصائح ما قبل المؤتمر

حتى تضمن الاستفادة التامّة من تجربتك في المؤتمر، عليك أوّلاً الإعداد جيّدًا قبل هذا الحدث المهمّ، حيث يمكنك ذلك من خلال الالتزام بما يلي:

1- عزز حضورك وظهورك

إحدى الطرق الرائعة لزيادة انتفاعك من تجربة المؤتمرات هي بالمشاركة الفعّالة فيه. يمكنك ذلك من خلال أيّ ممّا يلي:

تقديم ورقة بحثية كما وضّحنا في بداية المقال.
المشاركة كمسيّر للجلسات المختلفة في المؤتمر.
المشاركة كمتطوّع في المؤتمر للقيام ببعض المهام المساندة.

عندما تقرأ دعوة المؤتمر للمرّة الأولى، ابحث دومًا إن كانت أيّ من الخيارات السابقة متاحة للتقديم عليها، أو تواصل مع منظّم المؤتمر عن طريق البريد الإلكتروني واستفسر عن أيّ فرص متوفرة للمشاركة.

حينما تحضر مؤتمرًا ما، ستكون مجرّد شخص من بين مئات الحضور الآخرين، لكن إن تمكّنت من المشاركة فيه والحضور على دور فعّال، فسوف تتميّز عن البقية، وقد تتاح لك فرص أفضل للتشبيك والتعرّف على العديد من الشخصيات المهمّة عن قرب.

اقرأ أيضًا: تعلم فن تسويق الذات

2- قوي علاقاتك قبل المؤتمر

ممّا لا شكّ فيه أن المؤتمر هو فرصتك للالتقاء بأشخاص جدد، لكنه قد يكون المكان المناسب لتقوية بعض من علاقاتك القديمة أيضًا.

إن كان هناك أيّ أشخاص تعرفهم سيحضرون المؤتمر، أو ترغب في التواصل معهم من جديد (مثل العملاء، الأصدقاء القدامى، أو أصدقاء أصدقائك)، لا تتردّد في التواصل معهم قبل موعد المؤتمر والاتفاق على الالتقاء خلال هذا الحدث المهم، وربما احتساء كوب من القهوة أو تناول وجبة معًا.

رابعا: نصائح خلال المؤتمر

وصلت أخيرًا إلى المؤتمر، وحان الوقت لتبدأ رحلتك في بناء علاقات مهنية وأكاديمية جديدة.

بقدر ما يبدو لك الأمر صعبًا ومُربكًا، إلاّ أنه في الواقع ممتع للغاية، وليس بالمهمة المستحيل. اتبع النصائح التالية لاستفادة أكبر وأفضل:

1- جهز الكثير من بطاقات العمل

بطاقات عمل

ليس من الرائع أن تذهب لحضور مؤتمر دون أن يكون لديك بطاقات عمل Business Cards تعرّف عنك.

مؤخرًا بدأ الكثيرون يتخلون عن بطاقات العمل نظرًا لانتشار وسائل التواصل الرقمية الأخرى، لكن ذلك خطأ كبير.

سيستغرق تبادل أرقام الهاتف أو عناوين البريد الإلكتروني وقتًا أطول من تبادل البطاقات. وفي حال لم تجعل من عملية التواصل معك أمرًا أسهل فلن يتواصل معك أحد.

لذا، إن كنت تخطّط لحضور أيّ مؤتمر أو حدث كبير، احرص دومًا على تجهيز الكثير من بطاقات العمل الخاصّة بك، وإن لم تمتلك أيَّا منها فلا تتردّد في تصميمها وإعدادها.
لكن تأكّد هنا أن تكون بطاقاتك متميزة وتعبّر عنك!

2- جهز خطابا تعريفيا قصيرا عنك

امتلاك بطاقات عمل فقط لا يعني أنّك مستعدّ لحضور المؤتمر. إذ عليك قبل البدء بتوزيع بطاقاتك، أن تقدّم خطابًا تعريفيًا صغيرًا عنك.

هذا الخطاب التعريفي يجب أن يتضمّن الآتي:

اسمك الكامل.
وظيفتك (أو ما تفعله في حياتك بشكل عام).
الهدف أو الدافع وراء وجودك في هذا المؤتمر.

بالإضافة إلى ضرورة تضمين المعلومات السابقة، احرص على ألاّ تتجاوز مدّة خطابك هذا الـ 30 ثانية وأن يكون ذا علاقة مباشرة بموضوع المؤتمر.

اقرأ أيضًا: أسرار لغة الجسد وتعابير الوجه؟

3- احضر أكبر عدد ممكن من الجلسات

جلسات مؤتمر

أجل، الأشخاص الرائعون لا يحضرون العديد من الجلسات خلال المؤتمرات، فهم قد جاؤوا للاستمتاع بالتعرّف على أناس جدد، وتكوين علاقات أكثر!

ربّما تعتقد أن هذا ما يجب عليك القيام به حقًا...حسنًا من الرائع بلا شكّ أن تتعرّف على أشخاص جدد خلال المؤتمرات، وسنتحدّث عن هذا لاحقًا في المقال، لكن لا تستخفّ بالمعلومات والمعارف الجديدة التي يمكنك اكتسابها أيضًا من خلال حضور جلسات المؤتمر المتنوعة.

قبل بدء المؤتمر، احرص على تصفّح جدول الفعاليات، واختيار مجموعة من الجلسات التحاورية أو الندوات التي تريد حضورها.

التزم بالجلوس في المقدّمة عند حضور هذه الجلسات، لضمان الآتي:

رؤية مقدّم الجلسة جيدًا وكذلك العرض التقديمي الذي أعدّه (إن وجد).
سماع ما يقوله مقدّم الجلسة بوضوح حتى وإن كان هناك أيّ مشاكل تقنية في الميكروفون وأجهزة الصوت.
امتلاك فرصة أكبر لطرح الأسئلة على المتحدّث.

4- لا تبالغ في محاولاتك للتشبيك

لا أحد يحبّ أولئك اللحوحين للتشبيك والتعارف، فلا تكن واحدًا منهم!

فكّر في الأمر، ما الفائدة من التعرّف على ما يزيد على الألف شخص خلال يومين فقط؟ من المستحيل أن تستطيع بناءَ علاقات مثمرة وحقيقية مع كلّ واحد منهم!

لا تضيّع وقتك في محاولة التعرّف على مجموعة كبيرة من الأشخاص. وركّز بدلاً من ذلك على الالتقاء بقلّة قليلة من الأشخاص المناسبين الذين تستطيع بناءَ علاقات مجدية ذات جودة عالية معهم.

إليك بعض النصائح البسيطة فيما يتعلّق بهذا الشأن:

المتحدّثون في المؤتمر

حاول الالتقاء والتعرّف على كلّ متحدّث استمتعت إليه أو حضرت جلساته. لكن لا تقضي الكثير من الوقت في التحدّث معه، لأنه بلا شكّ يلتقي بمئات الأشخاص الآخرين غيرك. كن لبقًا، وامنح هؤلاء الأشخاص مساحة شخصية كافية.

منظّمي المؤتمر

من الحكمة حقًا أن تلتقي بأحد منظّمي المؤتمر. على الرغم من أنّ قلّة قليلة يهتمّون بهم، لكن عليك فعلاً القيام بذلك.

يمكن لمنظّمي المؤتمرات أن يفتحوا أمامك المجال للمشاركة في مؤتمرات مستقبلية مجانًا، كما أنّهم يعرفون تمامًا أماكن الحفلات المهمّة بعد المؤتمر، والتي ستحتاجها وتستفيد منها حتمًا (سنتطرّق للحديث عن ذلك لاحقًا في المقال).

المنافسون

منافسوك لا يَعنون بالضرورة أنّهم أعداؤك. يمكنك بناء علاقات وديّة معهم، ومن يدري، فقد ينتهي الأمر بعقد شراكة مستقبلية، أو تعاون من نوع ما.

بقية الحضور

ليس هناك نصيحة محدّدة متعلّقة بلقاء بقية الحضور والتعرّف عليهم. غالبًا ما يحدُث هذا الأمر بشكل عفوي وتلقائي. ما دمت لا تجلس منعزلاً بجانب الحائط، ستتمكّن حتمًا من التعرّف على بعض الأشخاص الرائعين.

5- لا تتناول طعامك مع أصدقائك

عشاء مؤتمر

يتمّ تقديم الطعام خلال معظم المؤتمرات، وقد تشعر أحيانًا أنّ الوجبات المقدمّة ليست رائعة بما يكفي، أو أنها لا تتناسب مع ذوقك، ممّا يدفعك للتفكير في تناول طعامك خارجًا مع بعض المعارف أو الأصدقاء، أو ربما وحدك…

حسنًا، لا تفعل!

لا يتعيّن عليك تناول الغداء في مكان المؤتمر وحسب، بل الأفضل أن تجلس إلى طاولة لا تعرف فيها أحدًا!

عرّف حينها بنفسك، وشيئًا فشيئًا شارك في الحوار الدائر بين الجالسين، ستندهش حقًا من الأشخاص المميزين الذين ستتعرّف عليهم خلال ساعة الغداء.

اقرأ أيضًا: لغة الجسد والثقة بالنفس

6- تجول في المعارض المقامة خلال المؤتمر

يتوفّر في معظم المؤتمرات معارض مختلفة تعجّ بالراعين الرسميين للمؤتمر والشركات التي تعرض خدماتها ومنتجاتها كنوع من الدعاية والتسويق.

خصّص ساعة على الأقل للتمشّي في المعرض، وابحث عمّا إذا كان هنالك أيّ شركات تثير اهتمامك. حتى وإن لم تشترِ شيئًا، يمكنك تعلّم الكثير من المعارض وأصحابها.

فضلاً عن ذلك، فقد تحصل على الكثير من الخدمات أو المنتجات المجانية التي قد تساعد أعمالك على النموّ، أو ربّما قد تحصل على خصومات جيدة على المنتجات.
وحتى لو لم تكن صاحب أعمال، فزيارةُ هذه المعارض قد تساعدك للعثور على وظيفة أحلامك المقبلة!

7- قم بدعوة شخص للعشاء

إن كنت ترغب في التعرّف على أحدهم بشكل أعمق، عليك بلا شكّ أن تتحدّث إليهم بشكل شخصي، وهو أمر صعب خلال المؤتمرات، لأنه سيتمّ مقاطعتكما على الأرجح. لذا ما رأيك بدعوة هذا الشخص إلى العشاء في مكان قريب؟

غالبًا ما يتم منحك بضع ساعات لتناول طعام العشاء قبل بدء احتفال ما بعد المؤتمر، وهي فرصة رائعة للتعرّف على البعض بشكل شخصي أكثر.

خلال هذا الوقت، لا تتحدّث عن العمل فقط، يمكنك التحدّث معه عن أمور أخرى من مثل اهتماماته وشغفه وهواياته… لا ضير بالطبع من التحدث عن العمل، لكنّ هدفك الأساسي يجب أن يكون بناء علاقة صداقة على المستوى الشخصي.

وبما أنّك أنت من قمت بالخطوة الأولى في دعوة هذا الشخص، لا تنسَ دفع الفاتورة كاملة!

8- قم بحضور الحفلات ما بعد المؤتمر

الحفلات ما بعد المؤتمر قد تكون أفضل ما في التجربة بأكملها. وستحصلُ خلالها على أفضل المعلومات. فالحضور يكونون أكثر استرخاءً وودًّا ويمكنك بناءُ علاقات أكثر وبسهولة أكبر.

لكن احرص على الالتزام بالنصائح التالية عند حضور هذه الاحتفالات:

ما يحدثُ في الحفلة يبقى فيها، لا تبادر بنشر كلّ ما تسمعه خلالها مع كلّ العالم!
لا تجبر الآخرين على الإفصاح عن معلومات معيّنة، حتى لو شعرت أنّهم أكثر استرخاءً ممّا كانوا عليه خلال المؤتمر. إن رغبوا في مشاركتك هذه المعلومات تلقائيًا سيكون ذلك رائعًا وإلاّ فلا داعي للإصرار والإلحاح.
ابقَ بعيدًا عن المتحدّثين المزعجين، فمن الصعب استمرار الحوار بالقرب منهم.

اقرأ أيضًا: كيف احترم ذاتي و احترم الآخرين

خامسا: نصائح بعد نهاية المؤتمر

انتهاء المؤتمر وعودتك إلى منزلك لا يعني بالضرورة أنّك قد حصلت على كلّ الفائدة الممكنة. لا يزال بإمكانك في الواقع تحقيق بعض الفوائد الإضافية، من خلال القيام بما يلي:

1- حان وقت بعض المتابعة الودية!

لقد قمت خلال المؤتمر بجمع العديد من بطاقات العمل، وإضافة المزيد من الأصدقاء الجدد على فيسبوك وغيرها من منصّات التواصل الاجتماعي.

الآن وبعد انتهاء هذا الحدث، حان الوقت لتفعل شيئًا ما بكلّ هؤلاء الأشخاص الجدد في دائرة معارفك.

بعد العودة بأسبوع تقريبًا، ابدأ بإرسال رسالة متابعة وديّة لكلّ شخص التقيته، وعبّر فيها عن سرورك بلقائِه والتحدّث معه. لا تتردّد في ترتيب موعد لإجراء مكالمة صوتية أو لقاء مباشر مع أيّ شخص تريد التعاون معه وتطوير علاقتك المهنية به.

2- شارك ما تعلمته خلال المؤتمر

لقد اكتسبت الكثير من المعلومات المفيدة خلال المؤتمر، وتعرّفت على أشخاص مميزين حتمًا. فلماذا تحتفظ بما اكتسبته لنفسك؟!

يمكنك فعل أيّ ممّا يلي:

شارك ما تعلّمته مع زملائك في العمل أو الدراسة، أو حتى مع أصدقائك.
أرسل مقاطع فيديو لبعض الجلسات التي حضرتها ووجدت أنّها ذات قيمة كبرى في مجال معيّن إلى أحد معارفك ممّن يهتمّ بموضوع الجلسة.
ألقِ خطابًا قصيرًا عن أهمّ الأمور التي تعلمّتها من تجربتك في المؤتمر.
حدّث مديرك عن بعض الأشخاص المهمّين الذي تعرّفت عليهم، واقترح بناء علاقات عمل وشراكات معهم.

من خلال اتباع هذه الخطوات جيّدًا، لن يكون حضور المؤتمرات مجرّد حدث عابر، أو فرصة سفر ستتحوّل إلى ذكرى جميلة بعد بعض الوقت (مع أنّ هذا أمر رائع بلا شكّ!)
بل سيصبح في الواقع فرصة لك كي تحقق إنجازات أكبر في حياتك، وتحدث تغييرًا حقيقيًا في عالمك وعالم الأشخاص المحيطين بك.

لا تضيّع هذه الفرصة، واحرص على الاستفادة منها إلى أقصى حدّ، ثمّ عاود الكرّة مجدّدًا وابدأ التقديم على المزيد من المؤتمرات والفعاليات من خلال موقعنا الإلكتروني، كما يمكنك أيضًا الاطّلاع على مختلف السفر إلى الخارج المتاحة على موقع فرصة.كوم.

المصدر: quicksprout، themuse